1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Tämä seloste kertoo, miten Calcus.com Oy käsittelee henkilötietoja myynnissä, asiakkuuksissa ja sisällöntuotannossa.
| Rekisterinpitäjä | Calcus.com Oy |
| Y-tunnus | 2147280-8 |
| Osoite | Pohjoinen Rautatiekatu 15 B 12, 00100 Helsinki |
| Verkkosivut | calcus.com |
| Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa | Olli Maila, toimitusjohtaja, olli.maila(at)calcus.com |
Calcus kuuluu samaan yritysryhmään kuin Storywise Oy, ja yhtiöt käyttävät osin yhteisiä tietojärjestelmiä ja tuotantohenkilöstöä. Kun Storywise käsittelee tietoja Calcuksen lukuun, se tekee sen vain Calcuksen ohjeiden mukaisesti. Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska toimintamme laatu ja laajuus eivät sitä edellytä.
2. Keitä tiedot koskevat ja mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme pääasiassa yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden työhön liittyviä tietoja. Emme kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja.
| Henkilöryhmä | Käsiteltävät tiedot |
|---|---|
| Asiakasyritysten yhteyshenkilöt | Nimi, titteli, yritys, työsähköposti ja -puhelinnumero; tilaukset ja kampanjat; tilausvahvistukset, laskutus- ja maksutiedot; yhteydenpito ja muistiinpanot puheluista ja tapaamisista |
| Potentiaalisten asiakasyritysten päättäjät ja yhteyshenkilöt | Nimi, titteli, yritys ja toimiala, työsähköposti ja -puhelinnumero; yhteydenottojen historia ja muistiinpanot; tieto siitä, ettei henkilö halua yhteydenottoja |
| Haastateltavat ja kuvattavat henkilöt sisällöntuotannossa | Nimi, titteli, yritys, yhteystiedot; haastattelun sisältö ja sitaatit; valokuvat ja videot; tekstien hyväksyntä |
| Yhteistyökumppanit ja freelancerit (esim. toimittajat, valokuvaajat, julkaisukumppaneiden yhteyshenkilöt) | Nimi, yritys, yhteystiedot, saatavuus- ja aikataulutiedot, laskutustiedot |
| Verkkosivujen kävijät | Evästeiden ja analytiikan keräämät tiedot, kuten IP-osoite, laite- ja selaintiedot sekä sivujen käyttö; yhteydenottolomakkeella annetut tiedot |
Työnhakijoiden ja henkilöstön tietojen käsittelystä kerrotaan erikseen.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme tietoja vain alla oleviin tarkoituksiin. Viittaukset ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikloihin.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Tilausten toteuttaminen: kampanjoiden, liitteiden ja ilmoitusten tuotanto, aineistojen vastaanotto, aikataulut ja asiakasviestintä | Sopimuksen täytäntöönpano (6.1 b) sekä oikeutettu etu hoitaa asiakassuhdetta yhteyshenkilön kanssa (6.1 f) |
| Laskutus, perintä ja kirjanpito | Lakisääteinen velvoite (6.1 c) ja sopimus (6.1 b) |
| B2B-myynti ja -markkinointi: soitot ja sähköpostit yritysten päättäjille, tarjoukset, uusien asiakkaiden etsiminen | Oikeutettu etu (6.1 f): tarjota yrityksille niiden toimintaan liittyviä mediaratkaisuja |
| Haastattelut, kuvaukset ja sisältöjen julkaisu asiakkaan kampanjassa | Oikeutettu etu toteuttaa asiakkaan tilaama sisältö (6.1 f); henkilö sopii haastattelusta tai kuvauksesta ja hyväksyy tekstin ennen julkaisua |
| Asiakassuhteen kehittäminen, palautteet ja toiminnan analysointi | Oikeutettu etu (6.1 f) |
| Verkkosivujen toiminta ja kävijäanalytiikka | Välttämättömät evästeet: oikeutettu etu (6.1 f); tilasto- ja markkinointievästeet: suostumus (6.1 a) |
| Oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen | Oikeutettu etu (6.1 f) |
Oikeutettu etu B2B-myynnissä. Otamme yhteyttä henkilöihin heidän työtehtävänsä perusteella, ja yhteydenotto koskee yrityksen markkinointia ja viestintää. Arvioimme, että yrityspäättäjä voi kohtuudella odottaa tällaisia yhteydenottoja. Henkilö voi milloin tahansa kieltää yhteydenotot, ja kunnioitamme kieltoa sekä Calcuksessa että Storywisessa.
Tekoälyn käyttö. Henkilöstömme käyttää tekoälyavusteisia työkaluja esimerkiksi tietojen hakemiseen asiakashallintajärjestelmästä, muistiinpanojen tiivistämiseen sekä viestien ja tekstien luonnosteluun. Tekoäly ei tee päätöksiä henkilöistä, vaan ihminen tarkistaa ja hyväksyy lopputuloksen. Emme tee automaattisia päätöksiä tai profilointia, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia henkilöön.
4. Mistä tiedot saadaan
Saamme tiedot ensisijaisesti henkilöltä itseltään puheluissa, sähköpostissa, tapaamisissa ja tilausten yhteydessä. Lisäksi käytämme seuraavia lähteitä:
- Asiakasyritys tai sen muut yhteyshenkilöt, esimerkiksi kun asiakas nimeää haastateltavan
- Yritys- ja päättäjätietopalvelut
- Julkiset rekisterit ja muut julkiset lähteet, kuten yritysten verkkosivut ja tapahtumaluettelot
- Konserniyhtiö Storywise Oy:n asiakas- ja yhteydenottotiedot
- Verkkosivujemme evästeet ja analytiikka
5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Emme myy tai vuokraa henkilötietoja. Luovutamme tietoja vain tehtävän edellyttämässä laajuudessa seuraaville tahoille.
Itsenäiset vastaanottajat
- Julkaisukumppanit, kuten sanoma- ja aikakauslehdet sekä verkkomediat, joissa kampanjat julkaistaan: julkaistava sisältö, kuten haastateltavan nimi, titteli, sitaatit ja kuvat
- Konserniyhtiö Storywise Oy myynnin ja tuotannon yhteensovittamiseksi sekä yhteydenottokieltojen noudattamiseksi
- Viranomaiset, kun laki sitä edellyttää
- Perintätoimisto maksamattomien laskujen perintää varten
Henkilötietojen käsittelijät
Käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme ja ohjeidemme mukaan. Olemme tehneet niiden kanssa tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset sopimukset.
| Palvelu | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| Google Workspace (Google) | Sähköposti, kalenteri, videopalaverit ja tiedostot |
| Asiakkuudenhallintajärjestelmä | Asiakkuuksien ja myynnin hallinta |
| Tuotannonohjausjärjestelmä | Kampanjoiden tuotannonohjaus |
| Taloushallintojärjestelmä ja tilitoimisto | Laskutus ja kirjanpito |
| Claude (Anthropic) | Tekoälyavusteinen tiedonhaku, tiivistäminen ja luonnostelu; yrityskäyttöön tarkoitettu palvelu, jossa tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen |
| Verkkosivujen julkaisu- ja ylläpitopalvelut | Verkkosivujen julkaisu ja ylläpito |
| Google Analytics (Google) | Verkkosivujen kävijäanalytiikka |
| Freelance-toimittajat ja -valokuvaajat | Haastattelujen ja kuvausten toteutus |
| Storywise Oy | Yhteiset tuotanto- ja hallintopalvelut |
Palveluntarjoajat voivat muuttua. Ajantasaisen listan saa pyytämällä kohdassa 1 mainitusta osoitteesta.
6. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Osa palveluntarjoajistamme, kuten Google ja Anthropic, on yhdysvaltalaisia, joten tietoja voidaan siirtää tai käsitellä Yhdysvalloissa. Myös EU:ssa toimivat palveluntarjoajat voivat käyttää alihankkijoita EU:n ulkopuolella.
Siirrot perustuvat joko Euroopan komission EU–Yhdysvallat-tietosuojakehystä koskevaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (2023/1795), kun vastaanottaja on sitoutunut kehykseen, tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Lisätietoja siirtojen suojatoimista saa kohdassa 1 mainitusta osoitteesta.
7. Säilytysajat
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi. Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan tai päivitetään.
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Asiakasyritysten yhteyshenkilöt | Asiakkuuden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi |
| Potentiaalisten asiakkaiden tiedot | Niin kauan kuin tiedot ovat ajantasaisia ja tarpeellisia myynnin kannalta |
| Yhteydenottokiellot | Niin kauan kuin tarpeen kiellon noudattamiseksi; säilytämme vain kiellon toteuttamiseen tarvittavat tiedot |
| Kirjanpitoaineisto, kuten laskut ja tositteet | Kirjanpitolain mukaan: tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Julkaisematon haastattelu- ja kuvamateriaali, kuten haastattelumuistiinpanot ja käyttämättömät kuvat | Niin kauan kuin materiaalia tarvitaan kampanjan toteuttamiseen ja asiakkaan mahdollisiin jatkotuotantoihin |
| Julkaistu sisältö | Julkaistu sisältö säilyy julkaisukumppaneiden julkaisuissa ja arkistoissa; emme voi poistaa jo painettua sisältöä |
| Verkkosivujen evästetiedot | Evästekohtaisesti, sivuston evästeasetuksissa kerrotun mukaisesti |
Arvioimme säilytystarpeen sen perusteella, että asiakkuutemme ovat tyypillisesti pitkäkestoisia ja toistuvia. Tarkistamme tiedot säännöllisesti ja poistamme vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen olli.maila(at)calcus.com. Vastaamme kuukauden kuluessa, ja voimme pyytää tietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.
- Tarkastusoikeus: saat tietää, käsittelemmekö tietojasi, ja saat kopion niistä.
- Oikaisuoikeus: voit pyytää korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot.
- Poisto-oikeus: voit pyytää poistamaan tietosi, ellei meillä ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää niitä.
- Käsittelyn rajoittaminen: voit pyytää rajoittamaan käsittelyä esimerkiksi sen ajan, kun tietojen oikeellisuutta selvitetään.
- Vastustamisoikeus: voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Voit aina kieltää suoramarkkinoinnin, kuten myyntipuhelut ja -sähköpostit; ilmoita siitä yhteyshenkilöllesi tai kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
- Siirto-oikeus: saat sopimukseen tai suostumukseen perustuvat tietosi koneluettavassa muodossa.
- Suostumuksen peruuttaminen: voit peruuttaa suostumuksesi, esimerkiksi evästeisiin, milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi).
9. Tietoturva
Tiedot ovat sähköisissä järjestelmissä, joihin pääsevät vain ne työntekijät ja kumppanit, jotka tarvitsevat niitä työssään. Käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia, ja hyödynnämme mahdollisuuksien mukaan kaksivaiheista tunnistautumista.
Tekoälyavusteisessa työssä käyttäjällä on samat käyttöoikeudet kuin ilman tekoälyä, ja käytämme vain yrityskäyttöön tarkoitettuja palveluversioita.
10. Evästeet ja verkkosivujen analytiikka
Käytämme sivustollamme calcus.com evästeitä. Välttämättömät evästeet ovat sivuston toiminnan kannalta pakollisia. Tilasto-, asetus- ja markkinointievästeitä käytämme vain suostumuksellasi.
Voit antaa, muuttaa tai peruuttaa suostumuksen sivuston evästeasetuksista milloin tahansa. Kävijäanalytiikkaan käytämme Google Analyticsia.
11. Selosteen muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.
Päivitetty 10.11.2026.